Gutscheine für Mitarbeiter

Wir unterscheiden zwischen Gutscheinen, die die Funktion der Sachzuwendung und die des Barlohns erfüllen. 

Den Gegenwert eines Gutscheins, der gleichbedeutend mit einem Barlohn ist, kann man auch einfach zusammen mit dem Gehalt überweisen. Er gilt als Lohn, wird also in den Lohnnebenkosten mit berücksichtigt. Anders gesagt: Diese Art Gutschein für Mitarbeiter ergibt steuerlich wirklich überhaupt keinen Sinn.

Gutscheine, die als Sachzuwendung gewertet werden, können im Rahmen der Steuerfreigrenze für Arbeitnehmer von 44,- €/Monat ohne Beeinflussung der Lohnnebenkosten ausgegeben werden. Nur, woran erkennt man einen Sachzuwendungsgutschein? In unserem Text über Barlohn  ist diese Unterscheidung schon beschrieben. Für Mitarbeitergutscheine lässt sie sich entsprechend interpretieren: Wenn der Gutschein mit einer klaren Gegenleistung verbunden ist, spricht man von einem Sachlohn. Benzingutscheine sind ein gutes Beispiel. Man bekommt, der Name lässt es erahnen, nur Benzin dafür - na und eben Diesel oder Gas, vielleicht in Zukunft sogar Wasserstoff. Nicht bekommen wird man damit Saunabesuche, Hochzeitskleider oder sogar Geld. Praktisch ist so ein Gutschein in diesem Beispiel, weil er leichter zu überreichen ist als 20 Liter Benzin, deren Übergabe von einigen Hürden die Sicherheit betreffend begleitet würde. 

Das Gleiche gilt für Essensgutscheine, insbesondere wenn eine langfristige Gültigkeit vereinbart würde.

Um eine halbwegs verlässliche Orientierung zu erhalten, wann ein Gutschein unter die 44,- € Freigrenze fällt, gibt es eine organisatorische Einordnung in drei Gutscheinversionen:

Closed Loop 

Waren oder Dienstleistungen können nur vom Aussteller bezogen werden. Das kann jede Art von Unternehmen sein.

Controled Loop

Waren oder Dienstleistungen können innerhalb eines Verbandes von Ausstellern bezogen werden. Einkaufszentren oder andere Interessensverbände können solche Gutscheine ausgeben.

Open Loop

Eigentlich eine Geldkarte die zumindest von mehreren Teilnehmern wie Bargeld behandelt wird.

Closed und Controled Loop sind unbedenklich. Aus der Sicht des Finanzamts können sie der Unterstützung des lokalen Handels dienen und fallen entsprechend in den Einzugsbereich der 44,- € Freigrenze.

Open Loop ist mit seiner bargeldartigen Funktion keine Sachzuwendung mehr, auch wenn es verschiedentlich Anbieter gibt, die sich nicht scheuen trotzdem mit dem Steuervorteil für ihr Produkt zu werben.

Auch die Closed- und Controled Loop Gutscheine können nur dann unter die wärmende Decke der 44,- € Freigrenze schlüpfen, wenn sie zusätzlich zum Lohn übergeben werden. Und, falls Sie jetzt anfangen eine Änderung des Arbeitsvertrags zu kalkulieren: Es gibt Beispiele, in denen ein Arbeitsvertrag nachträglich gekürzt wurde, um dann die Nettolohnoptimierung eher zu Gunsten des Arbeitgebers zu gestalten. Die dringende Empfehlung lautet dennoch, solche Optimierungen schon in die Gehaltsverhandlungen zu integrieren und ansonsten Gutscheinen das Moment der Belohnung zu lassen, was ja der ursprüngliche Zweck eines solchen Gutscheins ist.