GoBD Neufassung noch nicht veröffentlicht

Unsicherheit bei den GoBD

Die GoBD, stellvertretend für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind aktualisiert worden. Das Ziel war die Vereinfachung und das Schaffen von Klarheit im Umgang mit Bildern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die aktuelle Version der GoBD wurde am 28. November diesen Jahres verabschiedet.

In den GoBD gibt es Pflichten und Empfehlungen. Einige der ehemaligen Empfehlungen sind nun in Pflichten umgewandelt worden. Das trägt erheblich zur Klarheit bei und schafft eine solide Grundlage für Entscheidungen. Allerdings ist es allgemein sinnvoll, schon den Empfehlungscharakter dieser Grundsätze als verbindlich anzunehmen. 

Eine interessante Änderung ist die Bewahrung von Belegen. Digital übermittelte Rechnungen können im Übermittlungsformat oder einem gleichwertigen Äquivalent aufbewahrt werden. Papierbelege, wie sie z.B. beim Einkauf entstehen, dürfen auch im Ausland mit dem Smartphone fotografiert werden und erhalten volle Gültigkeit, sofern sichergestellt ist, dass diese Belege lesbar sind. Hier ist übrigens ausdrücklich nicht die Rede von Maschinenlesbarkeit. Es mag immer noch ein mulmiges Gefühl sein, ein Dokument zu scannen oder mit dem SmartPhone zu fotografieren und es dann zu entsorgen - und grundsätzlich würden wir immer noch zur Aufbewahrung raten, aber: Offiziell ist der Scan oder das Foto Beweiskraft genug.

In allen Fällen gilt, das ist aber nicht neu, dass Belege zeitnah erfasst werden müssen. Das geht am Besten, wenn man sein Arbeitsgerät, also die passende Software, entsprechend gut organisiert hat. Die GoBD verzichten auf die Einmischung, sofern die Software geeignet ist. Ob aber Daten auf einem eigenen Server oder in einer Cloud gespeichert werden, wird nicht weiter hinterfragt. Das ist konsequent, werden doch viele Dienste nur noch über Cloud-Services angeboten.

Enger gefasst sind die Ausnahmen, in denen von der Einzelaufzeichnungspflicht abgewichen werden darf.

Erleichtert wurde auch die allgemeine Aufbewahrungspflicht, indem für Unterlagen nach Ablauf des 6. Kalenderjahres die Aufbewahrungspflicht auf die Überlassung einer Festplatte mit den betreffenden Daten reduziert wurde. Dabei gilt es zu beachten, dass von der Finanzverwaltung ein Standard für die Datenspeicherung auf solchen Datenträgern vorausgesetzt wird. Dieser Bereitstellungsstandard betrifft das Format und den Inhalt der Daten - Umfang, Struktur oder Bezeichnung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten werden durch den Beschreibungsstandard nicht vorgegeben.

Eine etwas diffuse Erleichterung scheint es in Bezug auf Kleinstunternehmen zu geben. Die offizielle Version lautet, dass in Bezug auf die GoBD die Unternehmensgröße im Auge behalten werden soll. Das kann viel oder auch gar nichts bedeuten, aber es ist anzunehmen, dass Finanzämtern hier eine entspanntere Interpretation der GoBD erlaubt werden soll. Sofern das betriebswirtschaftlich nicht nötig ist, ist es vielleicht sicherer, sich selbst nicht zu viel Spielraum zu gewähren.

Alles in allem sind die Entwicklungen wirklich nicht als revolutionär zu bezeichnen, können aber das Vertrauen in digitale Technologien fördern.

Bargeschäfte
Bargeschäfte