Kassennachschau und Pflichten für Kassenbesitzer

18. December 2017

Bar-Geld

Ab Anfang nächsten Jahres, also Januar 2018, können unangekündigte Kassennachschauen erfolgen, was besonders in der Gastronomie für Aufmerksamkeit sorgen sollte. Wir schrieben schon darüber, aber nun ist es soweit und es hört sich so an, als würde das Finanzamt bereits die Zählgeräte gewetzt haben.
Vorab: Mit großem laissez faire können nicht handelsregisterlich erfasste Unternehmen mit weniger als 60tsd E Gewinn und weniger als 600tsd E Umsatz pro Jahr der Ära der Kassennachschauen entgegenblicken. Die dürfen nämlich eine Einnahme-Überschussrechnung machen. Das bedeutet: Kein Kassenbuch, kein Zählprotokoll, also keine Ahnung was in der Kasse ist. So gesehen kann hier die Kassennachschau nicht zum Kriterium für Kritik an der Aufrichtigkeit des Kassenbesitzers werden und der kann sich weit, sogar sehr weit, zurücklehnen. Andererseits weiß das natürlich auch der Prüfer und kommt vielleicht gar nicht erst.
Alle anderen sollten auf eine gewisse Synchronität zwischen Kasseninhalt und Buchungen achten.
Für alle gilt: Eine Verletzung einer der zahlreichen Regeln rund um den Betrieb einer Kasse ist ein formeller Mangel und kann zu einer Schätzungsbefugnis führen. Und uns ist kein Beispiel bekannt, bei dem eine Schätzung zum Vorteil des Steuerzahlers gelingt.
Eine oft vergessene Pflicht ist die Dokumentation der Kassierstruktur. Das Finanzamt möchte zum Beispiel wissen, wer in welche Kasse eintippt, wie im Restaurant eine Bestellung entgegengenommen und weitergeleitet wird. So müssen Zettel mit Bestellungen aufgehoben werden, damit der Weg von Bestellung bis Kassieren lückenlos nachzuverfolgen ist. In der Dokumentation selbst müssen alle Vorgänge sorgfältig beschrieben werden.
Wir sprachen mit einem Vertreter des Finanzamts, der schätzt, dass knapp die Hälfte aller Kassen undokumentiert sind. Das bedeutet leider nicht, dass hier eine gewisse Nachlässigkeit verzeihlich wäre, etwa wegen der umfangreichen Gesellschaft in der man sich mit dem Versäumnis befindet. Es ist eher zu befürchten, dass das Finanzamt diese Statistik nutzen wird, die Dokumentation erst recht zu einer Abfrageroutine zu machen, um das Mittel der Schätzungsbefugnis gezielt einzusetzen.
Zu unterscheiden sind formelle Mängel, wie eine fehlende Dokumentation, und sachliche Mängel. Ein Fehlbetrag in der Kasse wäre so ein sachlicher Mangel, insbesondere, wenn mehr in der Kasse wäre, als gebucht ist.
Gesellt sich bei der Nachschau zum formellen Mangel noch ein sachlicher Mangel, wird aus der Schätzungsbefugnis eine Hinzuschätzungsnotwendigkeit und berechtigt zu einer unangekündigten Außenprüfung. Da hilft es dann nicht einmal mehr, den Prüfer mit einem Ouzo zu betäuben, um ihn günstig zu stimmen.
Für die Dokumentation gibt es indes keine präzise Vorschrift. Grundsätzlich muss sie den gesamten Bestell- und Kassiervorgang beschreiben, Namen der Mitarbeiter inklusive.
Jede Kasse braucht zwar nicht unbedingt eine eigene Dokumentation, falls sich alle Vorgänge in einer Dokumentation zusammenfassen lassen, aber sie braucht jeweils ein eigenes Kassenbuch. Das gilt auch für Handhelds, sofern sie nicht nur dem Bestellvorgang dienen. Die Grenzen sind hier aber eng gesteckt. Grundsätzlich ist erst einmal davon auszugehen, dass jedes Handheld vom Finanzamt als eigene Kasse wahrgenommen wird und damit ein eigenes Kassenbuch braucht.

Schon seit Anfang des Jahres (2017) sind Kassen, die Vorgänge nicht einzeln aufzeichnen und dauerhaft, also mindestens 10 Jahre, speichern, nicht mehr erlaubt.
Das gilt übrigens nicht nur für Registrierkassen, sondern auch für Waagen oder Taxameter.
Ab 2020 müssen all diese Geräte außerdem eine „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ besitzen. Die soll Manipulationen verhindern. Der Vorschrift nach besteht sie aus einem Speichermedium, einer einheitlichen Schnittstelle und einem Sicherheitsmodul, was immer darunter zu verstehen ist.
Ein nicht unerhebliches Risiko geht ein, wer Software einsetzt, die Änderungen an den Buchungen in der Kasse ermöglichen. Dennoch wird Software, die das ermöglicht, mit großem Erfolg gehandelt. Den Einsatz dieser Software zu verhindern soll wohl eine der Aufgaben des Sicherheitsmoduls sein. Bleibt abzuwarten wie lange Entwickler brauchen, um auch hier Lösungen zu finden, mit denen nachträgliche Änderungen möglich sind.
Falls eine nach 2010 erstandene Kasse zwar jetzt noch den gesetzlichen Vorschriften entspricht, aber nicht mit einer Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden kann, ist der Betrieb in einer Übergangszeit bis Ende 2022 erlaubt.
Letztlich kann man sich über den Versuch, die Maschen immer enger zu ziehen, damit mehr Barumsatz ordentlich versteuert wird, belächeln, doch wir sollten die Gründe dafür nicht vergessen. Sie liegen in dem Versuch, eine gerecht verteilte Steuerlast zu garantieren, der eine allgemeine Weigerung von Steuerzahlern entgegensteht, sich in ihrer Rolle als Steuerzahler als Teil unserer Gesellschaft zu sehen. Das ist menschlich, führt aber zu der zu beobachtenden Paranoia des Finanzamts und solange es Bargeld gibt, wird das Finanzamt sicher noch viele schlaflose Nächte mit der Frage verbringen, wie es mehr Einblick in unsere Bargeschäfte bekommen kann.

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