Auslandseinsätze von Mitarbeitern

06. September 2017

Entsendung

Entsendung: Wird ein Botschafter entsandt, wird er in ein fremdes Land geschickt, wo er die gegenseitigen diplomatischen Beziehungen aufrecht halten soll. Je nach Land muss er sich dann für die heimische Pressefreiheit rechtfertigen oder viel Wodka vertragen.
Eine Entsendung ist aber auch die Reise eines Firmenangestellten in ein anderes Land, um dort für das Unternehmen tätig zu werden. Das kann ein dauerhafter Bauauftrag zur Renovierung der hübschen Dorfkirche im verträumten Dinxperlo kurz hinter der holländischen Grenze oder ein Meeting in Detroit sein. In beiden Fällen ist zwar nicht mit diplomatischen Herausforderungen zu rechnen, aber in beiden Fällen ist zu berücksichtigen, dass die Sozialversicherungsabgaben immer dort fällig werden, wo die Arbeit geleistet wird. Bei fast 200 Ländern auf der Welt kann es aufwendig werden, die dazu notwendigen Formalitäten in Petto zu haben. Und falls Sie fragen: Wir haben sie nicht parat.
Zum Glück gibt es eine einfache Lösung: Die A1-Bescheinigung. Sie gilt bei einer befristeten Entsendung. In Europa gelten bis 2 Jahre als befristet. Für andere Länder variiert die Dauer.
Eine A1-Bescheinigung wird bei der zuständigen Krankenversicherung beantragt. Mit ihr bleibt der Versicherungsschutz grundsätzlich bestehen und muss nicht im Aufenthaltsland gesondert abgeschlossen werden.
Aus Erfahrung wissen wir, dass die Idee, für einen Auslandseinsatz steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Regeln zu berücksichtigen, keine große Verbreitung genießt. Die meisten Auslands­einsätze werden diesbezüglich eher locker organisiert. Das führt in der Regel auch kaum zu Problemen, denn es gibt wenig Kontrollbedarf seitens des Finanzamts und auch sonst wird kaum jemand Interesse an dem Vorgang anmelden. Im Fall eines Unfalls oder auftretender Krankheit ändert sich das jedoch. Die Krankenversicherung wird ganz sicher über die im Ausland ausgestellte Behandlungsrechnung stolpern und nervige Fragen stellen. Vor allem aber wird sie jede Kooperation, die Begleichung von Arztrechnungen betreffend, verweigern. Das Beantragen einer A1-Bescheinigung ist nicht sehr aufwendig und deswegen unbedingt dem drohenden Ärger vorzuziehen.
Dennoch gibt es Einschränkungen und sogar Ausnahmen.
Eine Einschränkung liegt in der Leistungsbereitschaft der Krankenkasse und ist rein privatrechtlicher Natur. Sollte ein Mitarbeiter durch eine Erkrankung oder einen Unfall den Krankenversicherungsschutz in Anspruch nehmen, kann es passieren, dass die Krankenversicherung die tatsächlichen Kosten mit den in Deutschland zu erwartenden Kosten vergleicht und ggf. die Zahlungen auf die deutschen Vergleichshöhe begrenzt. In dem Fall wäre das Unternehmen in der Pflicht, die Differenz zu tragen. In einem realen Fall lagen die Krankenhauskosten in den USA bei 500.000,- US$, während in Deutschland eine vergleichbare Behandlung auch in einer Privatklinik nur ca. 200.000,- € gekostet hätte. Die Krankenkasse erstattete dementsprechend nur diese 200.000,- €, das Unternehmen hatte den Rest zu tragen. Auf eine Lösung hierzu kommen wir später noch einmal zurück.
Übrigens: Wir wissen zwar nicht mit Gewissheit, ob im umgekehrten Fall eine günstigere, weil im Billiglohnland gewährte, Behandlung ebenfalls mit den in Deutschland zu erwartenden Kosten erstattet würde. Aber wir glauben nicht, dass es so ist.
Von besonderer Heiterkeit ist eine Regel für Entsendungen, nach der A1-Bescheinigungen nur für eine Entsendung aus Deutschland erlaubt sind. Wir haben sehr lange und sehr intensiv nachgedacht, können aber keinen plausiblen Grund für diese Regel finden.
Vielleicht schauen wir uns jedoch anhand eines Beispiels erst einmal an, warum das denn überhaupt ein Problem sein könnte:
Nehmen wir an, der Mitarbeiter einer deutschen Firma wird in das beklagenswerte Detroit zu einem Meeting entsandt. Anschließend würde er gerne in Toronto einen Kunden treffen. Nur wäre das dann eine Entsendung von den USA aus und gerade haben wir gelernt: Dafür gibt es keine A1-Bescheinigung. Der Mitarbeiter müsste demnach zurück nach Deutschland fliegen, um sofort wieder nach Toronto zu reisen. Und da ist es wahrlich kein Trost, dass er den Flughafen in Deutschland nicht einmal verlassen müsste und umgehend den nächsten Flieger besteigen könnte, nachdem er einmal kurz durch die Passkontrolle ist.
Theoretisch, denn Detroit liegt unmittelbar an der kanadischen Grenze, könnte er natürlich in die deutsche Botschaft gehen, sich einen Hubschrauber bestellen (vielleicht ist Uber ja bald soweit) und direkt von der Botschaft, also deutschem Hoheitsgebiet, nach Kanada fliegen. Spätestens aber beim Versuch, zwei Termine in Sydney und Auckland auf diese Weise zu verbinden, muss dieser Workaround scheitern.
Sowohl für das beschriebene Restrisiko im Fall medizinischer Vor-Ort-Versorgung als auch für die nicht durch die A1-Bescheinigungs-unterstützte Entsendung aus dem Ausland, ist eine Restrisikoversicherung, die wenigstens das finanzielle Risiko im Schadensfall trägt, die beste Lösung.
Legal wird Teil 2 der Reise dadurch jedoch nicht, es sei denn, das Unternehmen meldet den Mitarbeiter im Ausland an. Dann jedoch ist das keine Entsendung mehr, sondern der Einsatz als mobiler Mitarbeiter.
Bis jetzt ist der Antrag für die A1-Bescheinigung vom Arbeitgeber bei der Krankenkasse des Mitarbeiters zu stellen. Je nach Krankenkasse kann die Antwort etwas dauern. Seit Anfang des Jahres wird stufenweise die maschinelle Verarbeitung aus dem Abrechnungsprogramm heraus eingeführt. 2019 soll dieser Prozess abgeschlossen und damit der Vorgang erheblich vereinfacht worden sein. Noch ist die vollständige maschinelle Anmeldung jedoch nicht möglich.

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