Elektronische Kommunikation - Aufbewahrungspflicht

24. June 2016

Chatpatchwork

Das Finanzamt erwartet von uns, dass wir unsere eMails anständig aufbewahren und ihm jederzeit lesbar zur Verfügung stellen können, anders als Thomas de Maiziére, der unsere Mails lieber selbst speichert, falls ihm nicht wieder das Bundesverfassungsgericht mit seinem Gerede vom Grundgesetz „in den Arm fällt“.
Wenn jedoch so lapidar von eMails die Rede ist, ist eigentlich alle elektronische Korrespondenz gemeint. Das betrifft also auch SMS, WhatsApp und andere Chats.
Leider sind Chatbetreiber darauf nicht so recht vorbereitet. Immerhin, bei iMessage kann man die Schrift größer stellen… aber das ist wohl nicht, was der Gesetzgeber meint. Und eine richtige Archivierungsfunktion sucht man in der Regel vergebens.
Ganz verwegene Naturen ignorieren die gesetzliche Anordnung. Damit machen sie sich aber im Fall einer Prüfung angreifbar. Leider drängen sich kaum vernünftige Alternativen auf. Nicht archivierende Medien nicht zu nutzen wäre eine Lösung, die aber gerade für jüngere Geschäftsleute von Wettbewerbsnachteilen und gehässigen Kommentaren ihrer Kollegen begleitet werden kann.
Sie könnten vielleicht Bildschirmfotos von Ihrer Korrespondenz machen, die sie dann abends, während andere in geselliger Runde Steaks vom Grill genießen, in MS-Word zu einer chronologischen Wiedergabe Ihrer Korrespondenz „patchen“. Aber mehr fällt uns dazu leider auch nicht ein, außer: Grillen macht mehr Spaß!

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