Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

03. December 2015

GoBD, sonst wird geschätzt

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, sind für Anfang 2016 neu formuliert worden.
Eigentlich hätte die Kurzform GzoFuAvBAuUieFszD lauten müssen, aber das wird sich im Alltag wohl als zu sperrig erwiesen haben. Die Abkürzung GoBD fasst die Inhalte ohnehin besser zusammen. Es geht um: Grundsätze für Ordnungsmäßigkeit von Buchhaltung und digitalen Unterlagen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind eigentlich hinlänglich bekannt und auch im neuen Schreiben des Bundesfinanzministeriums nicht so präzise beschrieben, dass man ihnen checklistenartig folgen könnte.
Wir werden im nächsten Watchdog näher darauf eingehen, vorab seien schon mal 2 wichtige Aspekte kurz beschrieben:
Verfahrensdokumentation & Festschreibung
Jedes Unternehmen muss seine Geschäftsvorgänge dem Finanzamt gegenüber transparent machen, was letztlich bedeutet, dass ein Mitarbeiter des Finanzamts die Vorgänge verstehen können muss. Da niemand vorab die Qualifikation und logische Empathie von Finanzamtsmitarbeitern ermessen kann, sollte diese Dokumentation entsprechend umfassend sein. Gewisse Kenntnisse sind selbstverständlich vorauszusetzen, nicht jedoch Fachwissen über die Unternehmensinhalte.
Auch muss die Dokumentation versioniert sein. Änderungen im Prozess müssen Teil einer neuen und entsprechend nummerierten Dokumentationsversion sein und die vorangegangenen Dokumentationen aufbewahrt werden.
Die Qualität der Dokumentation mag nicht einklagbar sein, ist aber Teil der ordnungsgemäßen Buchführung. Lehnt der Prüfer diese Dokumentation oder die darin beschriebenen Prozesse ab, ist das Finanzamt zur Schätzung berechtigt.
Ein Teil der Dokumentation bezieht sich auf die Verwendung von Software. Bisher liegt der Fokus auf Buchhaltungssoftware und Kassensystemen, soll sich jedoch Gerüchten zufolge 2017 auf Programme für die Rechnungsstellung ausweiten.
Software, die im Prozess rund um die Buchhaltung zum Einsatz kommt, muss den Ansprüchen für ordnungsgemäße Buchführung entsprechen. Dieser Nachweis muss nicht nur für die erste installierte Version erbracht werden, sondern auch für alle Updates, was ebenfalls zu dokumentieren ist.
Schon ab 2016 darf in der Buchhaltung nur Software zum Einsatz kommen, die die Möglichkeit der Festschreibung bietet, also eine nachträgliche Änderung unmöglich macht. Ursprünglich wurde hier eine Frist von 10 Tagen nach Ablauf des Monats gesetzt, zu der eingetragene Buchungen unveränderlich gespeichert werden müssen. Das ist schon deswegen nicht praktikabel, weil es die Dauerfristverlängerung, die eine Abgabe der Unterlagen bis zum 10. des Folgemonats gestattet, obsolet macht. Die Frist wurde schließlich auf 4 Wochen verlängert. Die Dauerfristverlängerung entspricht allerdings 6 Wochen.
Einem Prüfer öffnet sich hier Tür und Tor, die Buchführung an sich als nicht ordnungsgemäß zu bewerten, was das Finanzamt grundsätzlich zur Schätzung ermächtigt.
Die widersprüchliche und teilweise kaum erfüllbare Gesetzeslage macht das Wohlwollen von Prüfern zum Parameter einer fairen Prüfung.
Es ist sicher unwahrscheinlich, dass das Finanzamt fortan nur noch zur Schätzung ins Haus kommt, weil fast schon per se die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung angezweifelt wird. Der Trend ist dennoch gefährlich. Viel zu unbedenklich wird mit den Ressourcen von Unternehmen umgegangen.
Wir sind von Berufs wegen vorbereitet, die GoBD für unsere Mandanten einzuhalten.
Aber der zusätzliche Aufwand, den Firmen für die Einhaltung der GoBD treiben müssen, erscheint mindestens unverhältnismäßig, ist jedoch gleichzeitig der einzige Weg, im Fall einer Prüfung Rechtssicherheit gegenüber dem Finanzamt zu erreichen.
Immerhin gibt es einen vehementen Widerstand in der Wirtschaft, der sicher nicht ungehört bleiben wird.

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