Nur 3 Schritte zur sicheren Kommunikation

Nur 3 Schritte zur sicheren Kommunikation

Entsprechend der Vorgabe der Steuerberaterkammer und aus Gründen der Vertraulichkeit senden wir Mails grundsätzlich in einem von der DATEV verschlüsselten Format.
Als Ergebnis erhalten Sie Mails mit einem verschlüsselten PDF darin. Um diese unangenehme Kommunikationshürde zu nehmen und Mails wieder wie gewohnt lesen und beantworten zu können, bitten wir Sie um die Teilnahme an dem Versand verschlüsselter Mails.

Dazu benötigen Sie ein Zertifikat. Es gibt Zertifizierungsstellen, die Ihnen das Zertifikat gegen eine Jahresgebühr ausstellen, wie z.B. die Sparkasse. Es gibt jedoch auch kostenlose Zertifikate, die für den reinen Zweck der verschlüsselten Kommunikation gleich gut funktionieren. Die Anbieter Comodo, StartSSL oder CAcert bieten speziell für den Mailverkehr einfache Zertifikate kostenlos an. Unsere Anleitung formulieren wir anhand des Anbieters Comodo.

Wählen Sie bitte Ihr System und Ihr eMail-Programm aus für die korrekte Anleitung.

Nach einem Jahr

Das installierte Zertifikat ist der Schlüssel für die Ver- und Entschlüsselung von Zahlen und Worten. Die Verschlüsselung basiert auf einer Zeichenfolge, die durch Ausprobieren geknackt werden kann. Das dauert mit einem handelsüblichen Rechner zwar ein paar Billionen Jahre, aber aus Prinizip haben diese Zertifikate dennoch nur eine kurze Lebensdauer um genau das zu verhindern. Comodo hat eine Gültigkeit von einem Jahr festgelegt, was allgemein üblich ist.
Es liegt in der Natur der Sache, dass sich eine Verlängerung ausschließt, weswegen nach einem Jahr ein neues Zertifikat her muss. Wiederholen Sie einfach den hier beschriebenen Vorgang. 

Eines ist aber ganz besonders wichtig: Löschen Sie unter keinen Umständen das alte Zertifikat. Das benötigen Sie nämlich um die bisher verschlüsselten eMails zu entschlüsseln. Ist das Zertifikat gelöscht, sind diese eMails unbrauchbar.

Bei der Gelegenheit weisen wir noch einmal darauf hin, dass Sie Ihre eMail-Kommunikation dem Finanzamt zugänglich machen müssen. EMails dürfen also weder gelöscht noch unleserlich gemacht werden. Es gibt freie eMail-Archivierungssoftware, die Ihre eMails unverschlüsselt als PDFs speichert. Um ganz sicher zu gehen, sollten Sie regelmäßig Ihre geschäftlichen eMails archivieren und als Backup genauso sicher lagern wie andere sensible Daten.


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