Vereinfachter Einsatz elektronischer Rechnungen

Vereinfachter Einsatz elektronischer Rechnungen

Per E-Mail versandte oder im Internet zum Download bereitgestellte elektronische Rechnungen werden vom Finanzamt künftig auch dann akzeptiert, wenn sie nicht digital signiert sind. Die Regelung tritt rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft.

Was muss der Rechnungssteller beachten?

Anforderungen an die Rechnung

  • Die Rechnung darf in jeder beliebigen Format erstellt werden (PDF, txt, xls, doc, csv,direkt als E-Mail, …)
  • Übermittlung per E-Mail oder Web-Download
  • Die Rechnungsvorschriften zum Inhalt einer Rechnung müssen ebenfalls eingehalten werden
  • Die Zustimmung zur Abrechnung mit Hilfe einer elektronischen Rechnung muss vom Empfänger eingeholt werden. Dies kann auch durch konkludentes Handeln (durch Bezahlung) geschehen.

Wie können elektronische Rechnungen berichtigt werden?

  • Eine Zurücksendung der „originalen“ elektronischen Rechnung ist nicht möglich. Daher hat der Rechnungsersteller eine Stornorechnung dem Empfänger zu zusenden.
    Achtung: Der Empfang der Stornorechnung muss bewiesen werden.
    Unsere Empfehlung: lassen Sie sich den Empfang der Rechnung per E-Mail bestätigen.
    Anschließend können Sie die korrigierte Rechnung wie gewohnt erstellen und übermitteln

Was muss der Rechnungsempfänger beachten?

Der Rechnungsempfänger muss ein internes Kontrollsystem eingerichtet haben, so dass die:

  • Echtheit
  • Unversehrtheit
  • Sachliche und rechnerische Richtigkeit
  • Unveränderbarkeit

gewährleistet ist.

Die Echtheit wird durch Prüfung der Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-adresse) gewährleistet.
Die Prüfung der Unversehrtheit erfolgt durch Abgleich der Rechnung mit dem Auftrag. Stimmt die Rechnung mit der erbrachten Leistung sowie mit dem Auftrag überein, ist davon auszugehen, dass die übermittelte Rechnung unversehrt ist.
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit kann mit Hilfe eines Kürzels als Dokumentation auf dem Beleg erfolgen.
Die Unveränderbarkeit wird durch regelmäßige Sicherung der E-Rechnungen auf ein unveränderbaren Datenspeicher (WORM-Medium: Write once Read multiple z.B. CD) gewährleistet.

ACHTUNG: Elektronisch übermittelte Rechnungen dürfen nur elektronisch archiviert werden. Papierrechnungen dürfen auch elektronisch archiviert werden.

Das vom Unternehmer gewählte Verfahren zur Dokumentation seiner Kontrollen ist schriftlich zu dokumentieren. Die erhaltenen und z.B. auf CD gesicherten elektronischen Rechnungen müssen 10 Jahre lang sofort lesbar für das menschliche Auge aufbewahrt werden. Das heißt, wenn der Finanzamtsprüfer plötzlich (ohne Ankündigung) erscheint, müssen die Datensicherungen lesbar sein.


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